転職ノウハウ

応募書類の作成の仕方

書類選考の常識・非常識



 転職活動をする人は、新卒の学生とは違ってある程度社会人としての経験を積んでいるはず。それでも時々、基本的なマナーや常識の部分で、採用側に「もうちょっと気をつければ良いのになあ」と思われるような事柄が生じることがあります。
 それだけで落とされることはないにしても、ちょっと気をつければ採用担当者の印象がぐっと良くなる!そんな転職活動の「常識・非常識」を、経験豊富なキャリアアドバイザーの目線からお教えします。


Q1. 履歴書は手書きの方が良い?

A. ×
 かつては「手書きがよい」といわれていましたが、WEBからの応募も増えてきた昨今、手書きにこだわる企業はほとんどありません。Wordなどで作成した履歴書をメールで送る場合、複数の担当者がタイムラグなく確認できるという利点もあります。
 手書きでもNGではありませんが、読みづらい字は印象が悪くなるので、字に自信のない人にはパソコンをおすすめします。書き間違えた場合、修正液などは使わず、一から書き直す必要があります。それを考えれば、パソコンで作成した方が何かと便利だと言えるでしょう。


Q2. 職務経歴書の用紙はどんな紙でもOK?

A. ×
 職務経歴書は履歴書とは違って、決まった書式がありません。だからといって、レポート用紙になぐり書きしたようなものは論外!できればパソコンを使って、A4の用紙に読みやすくまとめましょう。また、決まったフォーマットがないからと言って、好きなように書いて良いというものではありません。職務経歴書の書き方については、実践!「職務経歴書」を書くの解説やテンプレートを参考にしてみてください。


Q3. 履歴書の写真は絶対に貼らないとダメ?

A. 
 海外では履歴書に写真の貼付を求めないことが多いのですが、日本では「履歴書は写真を貼るもの」という考えがまだまだ根強いと言えます。また、履歴書の記入欄は「全て埋める」ことが原則なので、写真がないと「空欄がある」と判断され、選考時に不利になることがあります。写真によって書類を書いた本人であることを確認するほか、写真から感じ取れる雰囲気や印象を重視する企業もあります。写真も自分を知ってもらうための材料と考え、きちんとした写真を貼付しましょう。
 履歴書用写真のポイントについては、基本の「履歴書」の書き方で説明しています。
 

Q4. 履歴書に貼る写真は自撮りしたものでもいい?
 
A. ×
 自撮りした写真やスナップからの切り抜きなどはNG。採用側は社会人としての常識があるかどうかを書類から判断しようとしています。きちんと撮ったつもりでも、自撮り写真はどうしても角度などが不自然になるもの。面倒がらず、写真館などで証明写真を撮ってもらいましょう。
 どうしても写真館で撮るのが難しければ、町中のスピード写真でも良いでしょう。この場合、服装や姿勢がきちんとしているかどうかは自分で確認しなければいけません。履歴書用写真に必要な条件をしっかり確認しましょう。
 
 
Q5. 応募や問合せのメールに「件名」は必要?
 
A. 
 携帯やスマホでのメールのやりとりが普及して、「件名って何?」という方も増えてきているようですが、ビジネスメールでは「件名」をつけるのは必須条件。スマホから送る場合でも必ず「件名」をつけましょう。件名は「採用に関するお問合せ/○田○夫」「○○職への応募について(○田○夫)」など、一見して内容がわかるものにしましょう。自分の氏名も件名に入れておくと良いでしょう。先方から届いたメールに返信する際は、件名を変えず「Re:(元のメールの件名)」で送ってかまいません。
 
 
Q6. 書類を郵送する際、封筒は普通の茶封筒で良い?
 
A. ×
 「絶対にNG!」というわけではありませんが、履歴書は白無地の封筒に「履歴書在中」「応募書類在中」などと朱書きして送るのがマナー。履歴書に書かれている内容は究極の個人情報なので、この朱書きは「重要な書類なので大事に扱ってくださいね」と先方に伝える意味もあるのです。茶封筒で送ると普通の書類などに紛れてしまい、採用担当者の目に留まりにくい可能性もあります。
 
 
Q7. 書類を送ったけど返事がない場合、応募先に直接問合せをしてもいい?
 
A. 
 「返事がないということは不採用なのかな」と諦めてしまう必要はありません!現場でを統括している責任者や管理職は忙しいもの。人事担当から『応募書類が届いています』と連絡があっても、日々の業務に紛れてついつい後回しになってしまっていることもあります。
 応募書類が届いたと思われる日から、営業日で7日を過ぎても連絡がない場合は、担当者に電話やメールで問い合わせてみましょう。「先日応募書類をお送りした○○と申します。その後選考の結果がどうなったか、教えていただけますでしょうか?」と丁寧にお願いすればOK。それで「失礼なやつだ」と思われることはありません。
 ただし、あまり早く問合せをするのは避けたいもの。「ちょうど今見て検討していたところだったのに…」と、印象を悪くすることもあり得ます。先方がだいたい1週間ごとに業務を整理すると考えて、さらに1〜2日の時間をおいて問い合わせましょう。


Q8. 書類を送った後、ほかの企業で内定をもらった。連絡は特にしなくていい?
 
A. ×
  途中で選考を辞退する場合、連絡を入れるのは社会人としてのマナー。ほかの企業に転職しても、その後どこでどのような縁があるかわかりません。必ず採用担当者に電話を入れ、「書類をお送りしましたが、都合により辞退させていただきます」と連絡しましょう。特に辞退の理由は言わなくてかまいません。企業側から尋ねられた場合は、「ほかの企業で内定をいただいたので…」と正直に伝えましょう。

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